Avant toute démarche de formation ou de sensibilisation, il est utile d’établir un point de situation. Quelles sont les actions déjà menées, avec quels résultats ? Qui a été formé ou sensibilisé ? Quels ont été les retours et les résistances ?
Toutes ces informations sont nécessaires pour mieux comprendre ce qui a été réalisé, ce qui a fonctionné et, plus important, ce qui reste à faire. Cela passe également par la prise en compte des objectifs passés – lorsqu’ils ont été définis – et des objectifs futurs à atteindre.
Cette étape peut être positionnée en début de programme, c’est à dire avant de définir le plan d’action, ou en fin de programme lorsque la campagne de formation et sensibilisation a été menée. Bien entendu, elle ne se limite pas à la comptabilisation du nombre de formés et de jours et budget consacrés. L’important est de mieux apprécier les aspects qualitatifs des prestations achevées.
La conception d’un programme de formation et sensibilisation est une étape cruciale et le gage d’une réussite future. Mais que trouve-t-on dans un tel document ?
Le programme recense tout d’abord les grandes lignes et la politique encadrant les formations et sensibilisation. Cela passe par une prise en compte des rôles et responsabilités : qui détermine ce qui doit être réalisé, qui finance, qui réalise, qui mesure les résultats obtenus…? Sans règles établies, un programme de formation et sensibilisation a de fortes chances de décourager les apprenants et ne pas atteindre les objectifs fixés. Seuls les budgets sont dépensés et les tableaux de bord alimentés.
Mais un programme c’est aussi une vision sur une période pluriannuelle et une planification des budgets et des ressources à allouer. Combien de sessions à dérouler, combien de rappels, quel rythme adopter, quelles populations intégrer ?
Enfin, un programme, c’est également une approche « construite » qui analyse les différents moyens pédagogiques et les choisit en fonction des cibles à atteindre et des populations à former. Faut-il choisir des sessions de formations magistrales, une plateforme de e-learning, des jeux de rôle, une application ? Chaque méthode a ses atouts et ses limites. Et il faut parfois mixer les approches pour un meilleur résultat.
Cette partie est la plus consommatrice de ressources. Elle se décompose schématiquement en plusieurs étapes :
- Cadrage
- Maquette
- Création
- Validation
Le cadrage permet de valider les attendus et de recueillir les contraintes. Cela concerne donc les objectifs à atteindre, le formalisme choisi, la méthode pédagogique à appliquer et le calendrier global. Mais il y également question de ressources disponibles et respect des chartes graphiques et des éléments de communication d’entreprise. C’est également à cette étape que l’on précise le profil des apprenants.
Le réalisateur peut, à partir de tous ces éléments, bâtir une maquette du support de formation ou de sensibilisation. La maquette peut présenter les choix visuels et la table des matières (ou la liste des média) qui seront réalisés. Cette maquette est généralement présentée au donneur d’ordre afin qu’il en valide le contenu et la forme.
L’étape suivante relève de la réalisation pure des supports, en accord avec les deux étapes précédentes. Il s’agit, à ce niveau de concevoir les média, tant d’un point de vue graphique (visuel) que pédagogique, tout en intégrant les messages à faire passer. Les aspects de communication sont également pris en compte afin de maximiser la qualité de la transmission des messages : le rythme et les recommandation d’animation sont évoqués.
Avant toute diffusion ou animation des supports, une dernière étape est à respecter ; elle concerne la phase de validation. Elle se fait auprès du donneur d’ordre, afin qu’il valide le fond et la forme. Elle peut également être faite auprès d’un public restreint et choisi, en tant que pilote. Il est très important que toute remarque puisse être prise en compte afin de corriger les éventuels défauts nuisant à la clarté, à la pédagogie ou à la forme des supports et du tempo.
C’est la partie visible de la formation et de la sensibilisation. Très généralement, les supports ont été validés et éprouvés en amont et il sont à utiliser en l’état.
L’animateur peut être celui qui a réalisé les supports, ou un professionnel chargé d’animer un ensemble de supports préétablis. Dans les deux cas, la maîtrise des supports et des recommandations d’animation doivent être maîtrisées parfaitement. Il serait dommageable de mal exploiter un bon support car les retours (voir « Audit et revue ») ne permettrait pas de faire la part entre la qualité du support et la prestation d’animation.
Lorsque l’animation est faite par un tiers, inconnu des apprenants, il est vivement recommandé que celui-ci soit présenté par le donneur d’ordre en tout début de session. Cela doit permettre d’asseoir la légitimité de l’animateur vis à vis du public, et, accessoirement de rappeler ses qualités (au sens large).