Planification et organisation
Documentation & partage
En phase de préparation, et plus encore durant une crise, il est primordial de bien répartir les rôles et responsabilités. Ces rôles peuvent notablement différents de ceux du quotidien, et il faut également compter sur l’absence ou l’indisponibilité de certains acteurs dans certaines situations.
Et comme notre mémoire peut être affectée par les évènements, ou tout simplement par la routine, des plans documentés nous aident à ne pas perdre le fil et à dérouler les bonnes actions, dans le bon ordre, et avec les bons contrôles.
Organisation
Pilotage et contrôle
La résilience des organisations dépend de la bonne volonté et des compétences des uns et des autres. Mais cela repose généralement sur la capacité à bien partager les rôles et les responsabilités au sein de l’entreprise. Des règles doivent être clairement définies et appliquées par tous les acteurs. C’est l’objet de la politique de résilience.
En face de ces règles, des contrôles sont à prévoir pour mesurer le niveau de confiance effectif dans le dispositif.
Tout cela s’appuie sur une organisation et un gouvernance cohérentes et adaptées au contexte de l’entreprise.
Documentation
Maîtrise de la chaîne documentaire
Comment garder le contrôle des nombreux documents constituant la mallette de crise (listes d’appel, plans d’action, procédures, listes de vérification, messages type…) ?
La confidentialité, le stockage, l’actualisation, le nommage des documents et les règles de revue sont des considérations à ne pas négliger.
De même, comment se partager les rôles pour garantir la qualité des informations et leur accès en cas de nécessité ?
Cette maîtrise de la chaîne documentaire est un réel challenge et le choix d’un outil n’est jamais simple.
Retour d'expérience
Valorisation des connaissances
Les meilleures expériences sont celles qu’on a vécues. Bien plus pertinentes que des théories et des généralités, ces expériences sont là pour alimenter nos connaissances et attester de nos possibilités réelles à supporter une crise. Pour cela, elles doivent être estimées à leur juste valeur et permettre de mieux nous connaitre.
Bien souvent, les situations vécues n’alimentent qu’un simple compte-rendu. Pour aller au delà, et exploiter le savoir acquis, il convient de mettre en place un réel retour d’expérience. Ce processus est encore trop souvent négligé, or des bonnes pratiques existent et elles permettent de tirer un maximum de profit des situations vécues (ou des tests réalisés).
Partenariat
Plus jamais seuls
Face à l’adversité, on peut parfois compter sur les autres pour nous aider à surpasser une crise. Bien souvent, on pense à la couverture que peuvent offrir les assurances. Mais d’autres possibilités existent et sont souvent plus utiles pour surmonter l’épreuve.
Il existe des prestataires spécialisés dans la gestion des évènements extrêmes et sur lesquels on peut s’appuyer en cas de besoin. De même, vos propres concurrents ont parfois – par la connaissance de votre contexte – la capacité à vous apporter un support appréciable dans certaines situations.
Vos clients et partenaires peuvent également vous aider au maintien de vos activités critiques. Cela vaut également pour les collectivités.
Mais dans tous les cas, ces partenariats gagnent à être établis AVANT une crise. La difficulté est alors de définir la part d’engagement ferme et contractuel, de la part liée à la bonne volonté.